یادداشت پنجم : چالش های برگزاری کنفرانس های داخلی

سالهاست که در کشور کنفرانس های متعدد با نام های ملی یا این اواخر به تعداد زیاد کنفرانس های بین المللی در حال برگزاریست و بعضا دیده می شود کنفرانس هایی که نام ملی و بین المللی را حتی با هم می آورند تا تاکید ویژه ای داشته باشند برای پوشش هر دو. حال آنکه این اواخر به نسبت شرکت کنندگان داخلی در اینگونه کنفرانس ها چه تعداد شرکت کننده از خارج از کشور توانسته اند حضور داشته باشند خود از جمله سوالاتیست که ما را به لزوم وجود اینگونه کنفرانس های بین المللی هدایت می کند.

تعداد شرکت کننده های خارجی در یک کنفرانس بین المللی از یک طرف و کیفیت ارائه این شرکت کنندگان که اغلب از جمله سخنرانان کلیدی کنفرانس مربوطه نام برده می شوند از طرف دیگر از جمله موارد قابل تامل در اینگونه کنفرانس های بین المللیست که متاسفانه در سال های اخیر به جهت اینکه هیچگونه نظارتی از سوی هیچ ارگان و نهادی روی اینگونه کنفرانس ها نمی شود اغلب به کار بردن اسم بین المللی به منزله سوء استفاده تبلیغاتی برای اکثر کنفرانس های بین المللی کشور شده است.

جدا از افزایش کمیت اینگونه کنفرانس ها آنچه بیش از پیش به چشم می آید نزول کیفیت نحوه برگزاری کنفرانس هاست از قبیل نحوه اطلاع رسانی پذیرفته شدگان مقالات ، نحوه برگزاری وورکشاپ ها ، اسکان شرکت کنندگان و مواردی از این دست.

به راستی ضرورت برگزاری اینگونه کنفرانس های متعدد و بعضا مشابه در چیست؟

• افزایش سال به سال دانشجویان در دانشگاه های کشور یکی از دلایلیست که باعث گردیده کنفرانس های متعددی سالانه در کشور برگزار شود، تنها به این جهت که در دانشگاه ها ارائه مقاله به ابزاری جهت اخذ اجازه دفاع پایان نامه درجه ارشد و یا دریافت نمره مازاد پایان نامه تعریف شده است.
• بحث ارتقاء پایه برای سازمان های دولتی و نظام مهندسی نیز می تواند از جمله دلایل دیگری باشد که موجب ترغیب و تشویق  مهندسین برای ارائه مقاله در اینگونه کنفرانس ها شده است.
• تبلیغ شخص یا اشخاص هیئت برگزاری کنفرانس به منظور معرفی فردی و دانشگاهی همواره در سال های اخیر به عنوان یکی از دلایل اصلی برگزاری کنفرانس ها شناخته شده است.
•  مورد آخر جنبه مالیست که البته بعید میدانم در کشور ما این دلیل به عنوان دلیل اول برگزاری یک کنفرانس مورد توجه باشد، اگرچه این مورد را هم میبایست قبول داشت که هزینه هایی که در کنفرانس های داخلی دریافت می شود به مراتب کمتر از نمونه ها مشابه در کنفرانس های خارج از کشور است اما در مقابل تعداد شرکت کنندگان و ارائه دهندگان مقاله در کنفرانس های کشورمان بسته به جمعیت کشور به نوعی رکورد جهانی را  در حال حاضر دارد به نحویکه بر اساس مستندات ارائه شده از پانزدهمین کنفرانس جهانی زلزله لیسبون پرتغال تعداد مقاله دهندگان ایرانی این کنفرانس جزو پنج کشور پیشتاز با تعداد مقاله حداکثر در کنفرانس است.
•  متاسفانه در بعضی موارد دیده می شود ارائه مقاله در کنفرانس میبایست همراه با پرداخت مبلغ وجهی قابل توجه باشد که مشکلاتی که دانشگاه ها در بازپرداخت این هزینه به دانشجویان دارند باعث شده در سال های اخیر به جز مواردی که دانشجو مجبور به ارائه مقاله برای دریافت مجوز دفاع از پایان نامه خود را داشته در سایر موارد انگیزه ای برای ارائه مقاله به اینگونه کنفرانس های معتبر وجود نداشته باشد.

کاستی های دبیر خانه کنفرانس های کشور از بحث تکنولوژی و کاربرد آن در برگزاری کنفرانس ها:

آنچه متاسفانه بیش از موارد دیگر در کنفرانس های کشوری به چشم می آید میزان ضعف برگزار کنندگان از به کار گیری شیوه های نوین ارائه و برگزاری کنفرانس مجهز به آخرین تکنولوژی ها است، حضور در کنفرانس ها بهترین فرصت برای تشویق شرکت کنندگان به استفاده از امکانات  و تکنولوژی های جدید مبتنی بر اینترنت میباشد که امروزه در قرن 21 به عنوان ابزار جدا نشدنی زندگی مدرن شناخته می شود.

وقتی حتی در سالن اصلی برگزاری کنفرانس خبری از اتصال بیسیم اینترنت (WIFI) نیست چه انتظاری می توان از اینگونه کنفرانس ها در جهت پذیرفتن تکنولوژی جدید پخش زنده اینترنتی کنفرانس برای مخاطبان کشوری و جهانی داشت؟ متاسفانه در حال حاضر هماهنگی های برگزاری کنفرانس در دقیقه 90 در شب کنفرانس  و آنهم با ناهماهنگی های بسیار انجام می شود بنابراین در چنین شرایطی انتظار هماهنگی های مرتبط با پخش اینترنتی کنفرانس را هم طبیعتا نمی توان داشت.

ارائه پوستر مقاله  و لزوم حضور فیزیکی ارائه دهنده پوستر خود از دیگر  سوالات اذهان علاقه مند به تکنولوژیست. در حالیکه سالهاست اینترنت به خانه های همه ما راه پیدا کرده است چرا ارائه پوستری جای خود را به ارائه E-POSTER نمیدهد؟! چه لزومیست وقتی می شود از طریق اینترنت مایل ها دور از محل برگزاری کنفرانس مقاله خود را از طریق اینترنت و همراه با امکان جواب به سوالات بازدید کننده پوستر ارائه داد همچنان با سیستم سنتی و هزینه هایی که این سیستم سنتی بر جای میگذارد ارائه پوستر انجام شود؟

(گروه آموزشی 808 آمادگی ارائه توضیح دقیق تر نوآوری طرح E-POSTER را برای دبیرخانه برگزاری کنفرانس های ملی و کشوری دارد )

 و به عنوان آخرین مورد امروزه کتاب ها به یکی از دو نوع ایبوک یا کتاب حقیقی به چاپ میرسد که اگر کتابی مخاطبان الکترونیکی زیادی نداشته باشد همان چاپ سنتی در پیش گرفته می شود ، اما در کنفرانسی که شرکت کنندگان آن قشر جوان و با سطح علمی بالا هستند چرا هنوز پس از گذشت سال ها از ورود مقوله ایبوک به فضای آموزشی همچنان با صرف میلیون ها تومان هزینه هنگفت خرج چاپ کتاب مجموعه مقالات کنفرانس می شود؟ در چنین شرایطی وجود CD مجموعه مقالات در کنار کتاب چاپ شده همچون پارادکسیست که علت این هزینه اضافی را در ذهن مخاطب بر جای می گذارد!

در انتها آنچه مشهود است برگزاری یکچنین کنفرانس هایی توسط دبیرخانه انجمن ها و یا دانشگاه های کشور خود باعث درگیر شدن افراد غیر تخصصی در دبیرخانه کنفرانس ها با این مقوله تخصصی می شود که بعضا خود هیچ شناختی از نحوه صحیح برگزاری کنفرانس ندارند  و هیچ تجربه ای هم حتی در برگزاری یک سمینار یا همایش کوچک هم نداشته اند. وجود مرکزی درون وزارت علوم برای کمک و پشتیبانی دبیرخانه کنفرانس های ملی و بین المللی کشوری خود از لزومات این مقوله محسوب میشود که می تواند در دراز مدت مانع از بروز بعضی از ناهماهنگی های فعلی در برگزاری کنفرانس ها شود.  

 و یا حتی وجود سایتی همچون سایت confref که زیر نظر سیویلیکا اداره می شود می تواند  منجر به آشنا نمودن بیشتر دبیرخانه های کنفرانس های کشوری با این مقوله تخصصی شود و کمک هایی جهت برگزاری مناسب تر کنفرانس ها به برگزار کنندگان برساند.

از همین رو گروه آموزشی 808 نیز طی همکاری با مجموعه سیویلیکا قصد در آشنا نمودن دبیرخانه کنفرانس ها با تکنولوژی های جدید دارد. منتظر اطلاع رسانی های بیشتر دو مجموعه 808 و سیویلیکا در ارتباط با این همکاری سه طرفه با دبیرخانه کنفرانس های ملی و بین المللی کشوری در آینده باشید.

مجتبی اصغری