مقاله تحلیلی: پنج راه متقاعد کردن مدیران درباره ارزش و ضرورت مدیریت پروژه

 کاربرد تکنیک مدیریت پروژه سبب ارزش بخشیدن به همه سازمان‌ها می‌شود. استدلال مناسبی که برای متقاعد کردن مدیران به کار می‌رود، این است که هر شرکت متفاوت از شرکت‌های دیگر است چراکه هر شرکت دارای فرهنگ و سبک‌کاری منحصربه‌فردی است و با مشکلات بخصوصی روبرو می‌شود. ولی بعضی از منافع و اهداف مشترکی هستند که لازم است همه سازمان‌ها آن‌ها را محقق کنند.

۱- ارتقای سطح تخمین، برنامه‌ریزی و شرح پروژه

چند بار تاکنون شما با پروژه‌هایی که به‌اندازه کافی موفق نبوده‌اند برخورد داشته‌اید و یا درباره آن‌ها شنیده‌اید؟ تاکنون زمانی را صرف جست‌وجوی دلیل اینکه چرا پروژه دچار خطا شده، کرده‌اید؟ اگر این کار را انجام داده‌اید قطعاً شما متوجه شده اید که باید زمان بیشتری را صرف برنامه‌ریزی کنید. مدیریت پروژه در اولین اقدام روی برنامه‌ریزی فعالیت‌ها تمرکز می‌کند. برنامه‌ریزی سبب یک نظم اساسی می‌شود و این امکان را به تیم پروژه و مشتری می‌دهد که درک مشترکی از اهداف حاصل شده در پایان پروژه، زمان تکمیل، هزینه تمام شده، افرادی که کار را به جلو می‌برند و چگونگی انجام کار داشته باشند.

عبارت ارزشی: شرح پروژه و فرآیندهای برنامه‌ریزی، انتظارات واقعی را تنظیم و مشخص می‌کند، مسیری برای رسیدن به موفقیت ایجاد می‌کند و این اطمینان را می‌دهد که تنها فعالیت‌های ضروری و مناسب انجام می‌شوند.

۲- استفاده مجدد از الگوها و فرآیندها

مردم به‌طور بدیهی می دانند که استفاده مجدد از الگوها و فرآیندهای پیشین سرعت بیشتر و هزینه کمتری نسبت به زمانی که فرآیندی طی تحقیق و بررسی تهیه می‌شود، دارد.

عبارت ارزشی: به کار بردن فرآیندهای رایج مدیریت پروژه و الگوها منتج به صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ای می‌شود که در غیر این صورت صرف توسعه فرآیندها از صفر در هر پروژه می‌شود.

۳- اقدام‌های فوری در مدیریت پروژه

افرادی که از هزینه‌های بالاسری مدیریت پروژه شاکی هستند، پیشنهاد و جایگزینی برای آن در نظر نگرفته‌اند. پروژه شما نیز با این مسائل روبرو خواهد شد. مسئله این است که چه شما متوجه این مسائل بشوید و چه آن‌ها را حل‌وفصل کنید درهرصورت از این مسائل گذر خواهید کرد. پروژه شما با خطرات بالقوه‌ای روبرو خواهد شد. آیا شما تلاش می‌کنید آن‌ها را قبل از وقوع برطرف کنید یا منتظر می‌مانید تا مشکلات اتفاق بیفتند؟ آیا شما به سوءتفاهم‌هایی که ناشی از کمبود اطلاعات پروژه هستند، رسیدگی و یا درباره آن‌ها گفت‌وگو خواهید کرد؟

درصورتی‌که شما از فرآیندهای قانونی و رسمی مدیریت پروژه استفاده کنید نیاز نیست که همه مشخصات پروژه را تغییر دهید. با آن دسته از تغییراتی که سبب بروز اتفاقاتی در زمان اجرای پروژه می‌شوند، چگونه برخورد می‌کنید؟ به‌صورت اتفاقی و انفعالی و یا در قالب فرآیندی یکنواخت؟

عبارت ارزشی: داشتن فرآیندی فعال و پیوسته به شما کمک خواهد کرد تا اتفاقاتی که در پروژه رخ می‌دهند را پیش‌بینی کنید و برای اتفاقاتی که ممکن است رخ دهند آمادگی لازم را داشته باشید و درنهایت موجب اجرای پروژه با سرعت بیشتر و هزینه کمتر و در سطح کیفی بالاتر می‌شود.

۴- ارتباط مؤثرتر

اگر سهامداران و سرمایه‌گذاران به‌طور پیوسته در جریان وضعیت پروژه نباشند، احتمال بروز مشکلات به دلیل انتظارات متفاوت بسیار زیاد خواهد بود. در حقیقت در بسیاری از موارد، دلیل کشمکش‌هایی که اتفاق می‌افتد، واقعیت مشکل به وجود آمده نیست بلکه دلیل آن غافلگیر شدن افراد است.

عبارت ارزشی: داشتن تعامل فعال سبب می‌شود که شما انتظارات را به‌طور بهتری مدیریت کنید، از سوءتفاهم‌ها و درگیری‌ها جلوگیری کنید و نهایتاً اطلاعات بهتری را برای تصمیم‌گیری در اختیار قرار می‌دهد.

۵- تأمین کیفیت بالا برای خروجی پروژه در یک مرحله

اعمال مدیریت کیفیت به شما کمک می‌کند تا خروجی با سطح کیفی بالا داشته باشید و از صرف زمان و هزینه‌ای که برای تعمیر پس از انجام عملیات لازم است، جلوگیری می‌کند. همچنین از بروز مشکلات کیفی و دوباره‌کاری نزدیک به زمان پایان پروژه جلوگیری می‌کند.

عبارت ارزشی: مدیریت کیفیت سبب می‌شود تا شما خروجی‌های درستی را در مرتبه اول داشته باشید و در زمان و هزینه از طریق کشف مشکلات در اولین زمان ممکن صرفه‌جویی کنید.

خلاصه

 ارائه مجموعه‌ای دقیق و یکسان از استدلال‌ها برای همه شرکت‌ها در راستای متقاعد کردن مدیران امکان‌پذیر نیست. استدلالی که شما در یک شرکت استفاده می‌کنید ممکن است در شرکتی دیگر کارایی نداشته باشد. بااین‌حال، صرف‌نظر از موقعیت کنونی شما، نکات بنیادی و باارزشی که در بالا ذکر شد تقریباً برای همه شرکت‌ها مفید و کاربردی هستند.

منبع

ترجمه شده توسط تیم مترجمین ۸۰۸

اگر دوست دارید به تیم مترجمین ۸۰۸ بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.